Verwerkersovereenkomst

Deze Verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen:

Bedrijfsnaam

Booqify VOF

Rechtsvorm

Vennootschap onder firma

Adres

Kardinaalsmuts 79

Postcode en plaats

5432 AB Cuijk

KvK-nummer

70133972

Btw-nummer

NL002386555B79

E-mailadres

info@booqify.nl

Hierna te noemen: Booqify of Verwerker.

En: de Gebruiker

De salon, beautyprofessional, wellnesspraktijk, zelfstandige ondernemer of andere zakelijke gebruiker die gebruikmaakt van Booqify.

Hierna te noemen: Gebruiker of Verwerkingsverantwoordelijke.

• Deze Verwerkersovereenkomst wordt digitaal geaccepteerd door de Gebruiker bij het aanmaken van een account, het starten van een proeftijd, het afsluiten van een abonnement of het gebruiken van Booqify.
• Door Booqify te gebruiken, verklaart de Gebruiker namens zijn of haar onderneming akkoord te gaan met deze Verwerkersovereenkomst.
• Booqify mag de digitale acceptatie registreren, waaronder datum, tijd, accountgegevens, bedrijfsgegevens, gebruikersgegevens, IP-adres en de versie van de geaccepteerde documenten.
• Een fysieke handtekening is niet vereist, tenzij Booqify en de Gebruiker schriftelijk anders overeenkomen.

• De Gebruiker is Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij of zij via Booqify verwerkt, waaronder gegevens van eindklanten, medewerkers en contactpersonen.
• Booqify is Verwerker voor zover Booqify persoonsgegevens verwerkt namens de Gebruiker binnen het Booqify-platform.
• De Gebruiker bepaalt zelf het doel van de verwerking, welke gegevens worden ingevoerd, hoe lang gegevens worden bewaard en op welke wettelijke grondslag de verwerking plaatsvindt.
• Booqify verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Gebruiker en voor zover dat nodig is voor het leveren, beveiligen en onderhouden van het Booqify-platform.
• Voor persoonsgegevens die Booqify verwerkt voor eigen doeleinden, zoals eigen administratie, facturatie, support, beveiliging en klantbeheer, kan Booqify zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Die verwerking valt onder de privacyverklaring van Booqify.

• Booqify verwerkt persoonsgegevens namens de Gebruiker om het gebruik van het platform mogelijk te maken.
• De verwerking bestaat onder andere uit:
  • het beheren van klantgegevens;
  • het beheren van afspraken en boekingen;
  • het tonen van beschikbaarheid;
  • het beheren van diensten, medewerkers en locaties;
  • het versturen van afspraakbevestigingen, herinneringen en systeemmeldingen;
  • het ondersteunen van online boekingen;
  • het beveiligen en onderhouden van het platform;
  • het maken van technische back-ups;
  • het behandelen van supportvragen.
• Booqify gebruikt persoonsgegevens die namens de Gebruiker worden verwerkt niet voor eigen commerciële doeleinden, tenzij daar een zelfstandige wettelijke grondslag voor bestaat of de Gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven.

• Booqify kan namens de Gebruiker persoonsgegevens verwerken van:
  • eindklanten;
  • potentiële klanten;
  • medewerkers of teamleden van de Gebruiker;
  • contactpersonen;
  • gebruikers van het dashboard;
  • personen die via Booqify communicatie ontvangen.
• Booqify kan onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
  • naam;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • adresgegevens, indien ingevoerd;
  • afspraakgegevens;
  • boekingsgeschiedenis;
  • annulerings- en no-showinformatie;
  • klantnotities;
  • communicatiegegevens;
  • betaalstatussen of betaalreferenties;
  • accountgegevens;
  • rollen en rechten;
  • technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, loggegevens en apparaatgegevens;
  • overige gegevens die de Gebruiker zelf invoert.

• Booqify is niet specifiek bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.
• Indien de Gebruiker bijzondere persoonsgegevens invoert, zoals gezondheidsinformatie, allergieën, contra-indicaties of behandelnotities, gebeurt dit volledig onder verantwoordelijkheid van de Gebruiker.
• De Gebruiker garandeert dat voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens een geldige wettelijke grondslag bestaat en dat betrokkenen hierover correct zijn geïnformeerd.
• Booqify verwerkt deze gegevens uitsluitend technisch en in opdracht van de Gebruiker, voor zover de Gebruiker deze gegevens in het platform invoert.

Booqify zal:

• persoonsgegevens uitsluitend verwerken volgens deze Verwerkersovereenkomst, de algemene voorwaarden, de instellingen binnen het platform en eventuele aanvullende schriftelijke instructies van de Gebruiker;
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
• personen die toegang hebben tot persoonsgegevens verplichten tot geheimhouding;
• persoonsgegevens niet verkopen aan derden;
• de Gebruiker redelijk ondersteunen bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie of verwijdering;
• de Gebruiker informeren over datalekken volgens Artikel 11;
• subverwerkers alleen inschakelen volgens Artikel 10;
• persoonsgegevens verwijderen of retourneren na beëindiging van de overeenkomst, tenzij tijdelijke bewaring wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

De Gebruiker zal:

• zorgen voor een geldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens;
• eindklanten, medewerkers en andere betrokkenen correct informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens;
• alleen persoonsgegevens invoeren die noodzakelijk zijn voor het gebruik van Booqify;
• geen bijzondere persoonsgegevens verwerken zonder geldige wettelijke grondslag;
• zelf bepalen welke medewerkers toegang krijgen tot persoonsgegevens binnen Booqify;
• zorgvuldig omgaan met inloggegevens, rollen en toegangsrechten;
• Booqify direct informeren bij vermoedens van onbevoegde toegang, misbruik of een datalek binnen het eigen account;
• zelf beoordelen of een datalek moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen;
• zelf bewaartermijnen bepalen voor gegevens die via Booqify worden verwerkt.

• Booqify neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en ongeoorloofde verstrekking.
• Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:
  • toegangsbeveiliging;
  • rol- en rechtenbeheer;
  • beveiligde verbindingen;
  • technische back-ups;
  • logging van relevante systeemactiviteiten;
  • beperking van toegang tot persoonsgegevens;
  • geheimhoudingsafspraken;
  • beveiliging van hostingomgeving en servers;
  • monitoring van misbruik, fouten en storingen;
  • periodieke technische updates.
• Booqify garandeert geen absolute beveiliging, maar zal zich inspannen om een passend beveiligingsniveau te bieden dat aansluit bij de aard van de verwerking en de risico's voor betrokkenen.

• De Gebruiker geeft Booqify toestemming om subverwerkers in te schakelen voor het leveren van het platform.
• Booqify kan subverwerkers inschakelen voor onder andere:
  • hosting en cloudinfrastructuur;
  • e-mailverzending;
  • sms- of notificatiediensten;
  • betaalverwerking;
  • support;
  • monitoring;
  • beveiliging;
  • analytics en technische foutopsporing.
• Booqify zorgt ervoor dat subverwerkers passende afspraken krijgen opgelegd over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
• Booqify mag subverwerkers toevoegen of vervangen wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, beveiliging, techniek of bedrijfsvoering.
• Bij een wezenlijke wijziging in subverwerkers informeert Booqify de Gebruiker via e-mail, het dashboard, de website of een andere redelijke manier.
• Een actueel overzicht van subverwerkers kan door Booqify worden gepubliceerd op de website of op verzoek beschikbaar worden gesteld.

• Booqify informeert de Gebruiker zonder onredelijke vertraging nadat Booqify kennis heeft genomen van een datalek dat betrekking heeft op persoonsgegevens die Booqify namens de Gebruiker verwerkt.
• Waar redelijkerwijs mogelijk informeert Booqify de Gebruiker binnen 48 uur na kennisname van het datalek.
• De melding bevat, voor zover bekend:
  • de aard van het datalek;
  • de categorieën betrokkenen;
  • de categorieën persoonsgegevens;
  • de vermoedelijke gevolgen;
  • de genomen of voorgestelde maatregelen;
  • een contactpunt voor aanvullende informatie.
• Indien niet alle informatie direct beschikbaar is, kan Booqify de informatie gefaseerd verstrekken.
• De Gebruiker blijft als Verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of het datalek moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan betrokkenen.
• Booqify zal de Gebruiker redelijk ondersteunen bij de beoordeling en afhandeling van een datalek.

• De Gebruiker is verantwoordelijk voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen, zoals verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar.
• Indien een betrokkene rechtstreeks contact opneemt met Booqify over persoonsgegevens die namens de Gebruiker worden verwerkt, zal Booqify de betrokkene in beginsel doorverwijzen naar de Gebruiker.
• Booqify ondersteunt de Gebruiker redelijkerwijs bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen, voor zover dit technisch mogelijk en redelijk is.
• Booqify mag redelijke kosten in rekening brengen wanneer ondersteuning buitensporig, complex of tijdrovend is.

• Wanneer de Gebruiker een afspraak, boeking of klantgegeven verwijdert binnen Booqify, wordt deze verwijderd uit de actieve omgeving.
• Na verwijdering is de verwijderde afspraak, boeking of het verwijderde klantgegeven niet langer regulier zichtbaar of terughaalbaar voor de Gebruiker, medewerkers of eindklant via het dashboard.
• Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk aanwezig blijven in technische back-ups, beveiligingslogs of herstelomgevingen.
• Gegevens in back-ups, logs of herstelomgevingen worden niet gebruikt voor reguliere dienstverlening en worden niet actief getoond in het dashboard.
• Booqify bewaart verwijderde gegevens niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, herstel, continuïteit, foutopsporing, fraudepreventie, juridische verplichtingen of geschillenafhandeling.
• Technische back-ups worden periodiek overschreven of verwijderd volgens het interne bewaarbeleid van Booqify.
• De Gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor de keuze om gegevens te verwijderen en voor het naleven van eventuele bewaarplichten richting eindklanten.
• Booqify mag bepaalde gegevens langer bewaren wanneer dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, fiscale administratie, beveiliging, fraudepreventie of juridische claims.

• De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren of veiligstellen van gegevens vóór beëindiging van het abonnement.
• Na beëindiging van het abonnement kan Booqify de toegang tot gegevens beperken of verwijderen.
• Na beëindiging verwijdert of anonimiseert Booqify persoonsgegevens die zij namens de Gebruiker verwerkt, tenzij tijdelijke bewaring wettelijk verplicht of noodzakelijk is.
• Gegevens kunnen na beëindiging nog tijdelijk aanwezig zijn in back-ups, logs of technische herstelomgevingen totdat deze volgens het interne bewaarbeleid worden overschreven of verwijderd.
• Booqify is na beëindiging niet verplicht gegevens onbeperkt beschikbaar te houden.

• Booqify streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.
• Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Booqify voor passende waarborgen voor zover wettelijk vereist.
• Passende waarborgen kunnen onder andere bestaan uit een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane mechanismen.

• Booqify stelt op verzoek redelijke informatie beschikbaar waarmee de Gebruiker kan beoordelen of Booqify voldoet aan deze Verwerkersovereenkomst.
• Een controle of audit mag alleen plaatsvinden wanneer daar een redelijke aanleiding voor bestaat en wanneer de gevraagde informatie niet op een minder belastende manier kan worden verstrekt.
• Een controle of audit mag de bedrijfsvoering, beveiliging en vertrouwelijkheid van Booqify niet onredelijk verstoren.
• Booqify mag informatie weigeren of beperken wanneer dit de beveiliging, bedrijfsgeheimen, privacy van andere klanten of vertrouwelijkheid van systemen kan schaden.

• Deze Verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de overeenkomst tussen Booqify en de Gebruiker.
• Bij tegenstrijdigheid tussen deze Verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden, gaat deze Verwerkersovereenkomst voor voor zover het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.
• Voor alle onderwerpen die niet specifiek over de verwerking van persoonsgegevens gaan, blijven de algemene voorwaarden van Booqify van toepassing.

• Booqify mag deze Verwerkersovereenkomst wijzigen wanneer dit nodig is vanwege wetgeving, beveiliging, technische ontwikkelingen, wijzigingen in het platform of wijzigingen in subverwerkers.
• Booqify informeert de Gebruiker over wezenlijke wijzigingen via e-mail, het dashboard, de website of een andere redelijke manier.
• Door Booqify na de ingangsdatum van de wijziging te blijven gebruiken, accepteert de Gebruiker de gewijzigde Verwerkersovereenkomst.

• Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
• Geschillen worden behandeld volgens de geschillenregeling uit de algemene voorwaarden van Booqify.

Onderwerp van de verwerking

Het gebruik van Booqify als online boekingssysteem, agenda, klantbeheeromgeving en softwareplatform voor salons, beautyprofessionals, wellnessbedrijven en vergelijkbare dienstverleners.

Doel van de verwerking

Het mogelijk maken dat de Gebruiker afspraken, klanten, medewerkers, diensten, beschikbaarheid en klantcommunicatie digitaal kan beheren.

Categorieën betrokkenen

• Eindklanten.
• Potentiële klanten.
• Medewerkers of teamleden.
• Dashboardgebruikers.
• Contactpersonen.
• Personen die communicatie ontvangen via Booqify.

Soorten persoonsgegevens

• Naam.
• E-mailadres.
• Telefoonnummer.
• Adresgegevens, indien ingevoerd.
• Afspraakgegevens.
• Boekingsgeschiedenis.
• Annulerings- en no-showinformatie.
• Klantnotities.
• Communicatiegegevens.
• Betaalstatussen of betaalreferenties.
• Technische gegevens.
• Accountgegevens.
• Rollen en rechten.
• Overige gegevens die de Gebruiker zelf invoert.

Bijzondere persoonsgegevens

Booqify vraagt standaard niet om bijzondere persoonsgegevens. Indien de Gebruiker deze toch invoert, gebeurt dit volledig onder verantwoordelijkheid van de Gebruiker.