Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website, software, app, boekingspagina's, klantomgeving, supportkanalen en overige diensten van Booqify. Booqify wordt aangeboden door:

Bedrijfsnaam

Booqify VOF

Rechtsvorm

Vennootschap onder firma

Adres

Kardinaalsmuts 79

Postcode en plaats

5432 AB Cuijk

KvK-nummer

70133972

Btw-nummer

NL002386555B79

E-mailadres

info@booqify.nl

Website

www.booqify.nl

In deze privacyverklaring wordt Booqify aangeduid als “Booqify”, “wij”, “ons” of “onze”.

Deze privacyverklaring geldt voor:

• bezoekers van onze website;
• salons, beautyprofessionals, wellnessbedrijven en andere zakelijke gebruikers van Booqify;
• medewerkers of teamleden van gebruikers;
• eindklanten die via Booqify een afspraak maken of in het systeem van een salon worden verwerkt;
• personen die contact opnemen met Booqify via e-mail, formulieren, support of andere communicatiekanalen.

Booqify kan verschillende rollen hebben onder de AVG.

3.1 Booqify als verwerkingsverantwoordelijke

Booqify is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij verwerken voor onze eigen doeleinden, zoals:

• websitebeheer;
• accountregistratie;
• abonnementen;
• facturatie;
• betalingen;
• support;
• klantbeheer;
• beveiliging;
• marketing richting gebruikers;
• administratie;
• verbetering van onze dienstverlening.

Voor deze verwerkingen bepaalt Booqify zelf het doel en de middelen.

3.2 Booqify als verwerker

Wanneer een salon of andere gebruiker persoonsgegevens van eindklanten, medewerkers of contactpersonen invoert in Booqify, verwerkt Booqify deze gegevens meestal namens die gebruiker.

In dat geval is de salon of gebruiker de verwerkingsverantwoordelijke en is Booqify de verwerker. De afspraken hierover staan in onze verwerkersovereenkomst.

Dit betekent dat eindklanten van salons voor vragen over hun afspraakgegevens, klantgegevens, verwijderverzoeken of inzageverzoeken in eerste instantie contact moeten opnemen met de salon waar zij klant zijn.

Afhankelijk van het gebruik van Booqify kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

4.1 Gegevens van gebruikers

Wanneer een salon of zakelijke gebruiker een account aanmaakt of Booqify gebruikt, kunnen wij verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• KvK-nummer;
• btw-nummer;
• betaalgegevens;
• factuurgegevens;
• abonnementsgegevens;
• accountgegevens;
• inloggegevens;
• IP-adres;
• communicatie met support;
• instellingen binnen het account;
• gebruiksgegevens binnen het platform.

4.2 Gegevens van medewerkers of teamleden

Wanneer een gebruiker medewerkers of teamleden toevoegt aan Booqify, kunnen wij verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• functie of rol;
• agenda-instellingen;
• beschikbaarheid;
• toegangsrechten;
• afspraken of diensten die aan de medewerker zijn gekoppeld.

4.3 Gegevens van eindklanten van salons

Wanneer een eindklant via Booqify een afspraak maakt of door een salon in Booqify wordt toegevoegd, kunnen wij namens de salon verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• afspraakgegevens;
• boekingsgeschiedenis;
• gekozen dienst;
• datum en tijd van afspraak;
• medewerker of behandelaar;
• locatie;
• annuleringsinformatie;
• no-showinformatie;
• klantnotities die door de salon worden ingevoerd;
• communicatie over afspraken;
• betaalstatussen of betaalreferenties, indien van toepassing;
• overige gegevens die de salon zelf invoert.

De salon bepaalt zelf welke gegevens worden ingevoerd en is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid daarvan.

4.4 Gegevens van websitebezoekers

Wanneer iemand onze website bezoekt, kunnen wij verwerken:

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaatgegevens;
• pagina's die worden bezocht;
• klikgedrag;
• datum en tijd van bezoek;
• cookiegegevens;
• technische loggegevens.

4.5 Gegevens bij contact of support

Wanneer iemand contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• inhoud van het bericht;
• bijlagen;
• supportgeschiedenis;
• technische informatie die nodig is om een probleem te onderzoeken.

Booqify is niet specifiek bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens of gezondheidsgegevens.

Salons kunnen in sommige gevallen zelf klantnotities of behandelnotities invoeren. Indien een salon bijzondere persoonsgegevens invoert, zoals allergieën, contra-indicaties, gezondheidsinformatie of behandelnotities, gebeurt dit onder verantwoordelijkheid van de salon.

Booqify verwerkt deze gegevens uitsluitend technisch en namens de salon, voor zover deze gegevens door de salon in het platform worden ingevoerd.

Wij adviseren gebruikers om geen bijzondere persoonsgegevens in Booqify te verwerken, tenzij dit noodzakelijk is en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

6.1 Account en abonnement

Wij verwerken gegevens om:

• een account aan te maken;
• de 14 dagen proeftijd mogelijk te maken;
• een abonnement te beheren;
• toegang tot Booqify te geven;
• gebruikers te identificeren;
• instellingen op te slaan;
• communicatie over het account te voeren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

6.2 Levering van het platform

Wij verwerken gegevens om:

• afspraken en boekingen mogelijk te maken;
• agenda's te beheren;
• klantgegevens te tonen;
• beschikbaarheid te tonen;
• medewerkers en diensten te beheren;
• afspraakbevestigingen en herinneringen te versturen;
• online boekingen te verwerken;
• het dashboard goed te laten functioneren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, voor eindklantgegevens, verwerking namens de gebruiker.

6.3 Betalingen en facturatie

Wij verwerken gegevens om:

• abonnementskosten te factureren;
• betalingen te verwerken;
• betaalstatussen bij te houden;
• administratie te voeren;
• te voldoen aan fiscale verplichtingen.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.

Booqify bewaart in principe geen volledige betaalkaartgegevens. Betalingen kunnen worden verwerkt via externe betaalproviders.

6.4 Support en communicatie

Wij verwerken gegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• technische problemen te onderzoeken;
• gebruikers te helpen bij het gebruik van Booqify;
• serviceberichten te sturen;
• belangrijke updates te communiceren.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

6.5 Beveiliging en fraudepreventie

Wij verwerken gegevens om:

• misbruik te voorkomen;
• ongeoorloofde toegang te detecteren;
• systemen te beveiligen;
• storingen te onderzoeken;
• logs bij te houden;
• datalekken te voorkomen of af te handelen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting.

6.6 Productverbetering

Wij kunnen gebruiksgegevens verwerken om:

• het platform te verbeteren;
• fouten op te sporen;
• functionaliteiten te optimaliseren;
• prestaties te meten;
• de gebruikerservaring te verbeteren.

Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Waar mogelijk gebruiken wij geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens.

6.7 Marketing en nieuwsbrieven

Wij kunnen zakelijke gebruikers informeren over:

• nieuwe functies;
• productupdates;
• tips voor het gebruik van Booqify;
• aanbiedingen;
• relevante informatie over online boekingen en salonsoftware.

Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang.

Gebruikers kunnen zich op ieder moment afmelden voor commerciële e-mails via de afmeldlink of door contact op te nemen via info@booqify.nl.

Booqify neemt geen besluiten op basis van volledig geautomatiseerde verwerking die juridische gevolgen hebben of iemand op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Wij kunnen wel technische automatiseringen gebruiken, zoals automatische afspraakbevestigingen, herinneringen, systeemmeldingen, beveiligingsdetectie of abonnementsstatussen.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden. Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• hosting- en cloudproviders;
• e-maildiensten;
• sms- of notificatiediensten;
• betaalproviders;
• boekhoud- en facturatietools;
• support- en klantenservicetools;
• analytics- en monitoringtools;
• beveiligingsdienstverleners;
• juridische, fiscale of administratieve adviseurs;
• bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Wanneer een externe partij zelfstandig verantwoordelijk is voor de verwerking, zoals een betaalprovider, geldt ook de privacyverklaring van die partij.

Voor gegevens die Booqify namens gebruikers verwerkt, kunnen wij subverwerkers inschakelen. Dit zijn partijen die ons helpen bij bijvoorbeeld hosting, e-mailverzending, sms-berichten, betaalverwerking, support, monitoring en beveiliging.

Een overzicht van subverwerkers kan worden opgenomen in de verwerkersovereenkomst, op onze website of op verzoek beschikbaar worden gesteld.

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen voor zover wettelijk vereist. Dit kan bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane mechanismen.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze verwerken, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. Wij hanteren in grote lijnen de volgende uitgangspunten:

Accountgegevens

Zolang het account actief is en daarna zolang nodig voor administratie, support, beveiliging of geschillen.

Factuur- en administratiegegevens

Zolang wettelijk verplicht, in Nederland in principe 7 jaar.

Supportgegevens

Zolang nodig om support te leveren, problemen op te lossen en onze dienstverlening te verbeteren.

Marketinggegevens

Totdat iemand zich afmeldt of bezwaar maakt.

Technische logs

Zolang nodig voor beveiliging, foutopsporing en misbruikpreventie.

Gegevens van eindklanten

Zolang de salon deze gegevens in Booqify bewaart of zolang nodig is voor de dienstverlening namens de salon.

Verwijderde afspraken of boekingen

Direct verwijderd uit de actieve omgeving, maar mogelijk tijdelijk aanwezig in back-ups, beveiligingslogs of technische herstelomgevingen.

Back-ups

Worden periodiek overschreven of verwijderd volgens ons interne bewaarbeleid.

Waar specifieke bewaartermijnen technisch nog definitief moeten worden vastgesteld, worden deze vastgelegd in het interne bewaarbeleid van Booqify.

Wanneer een salon een afspraak, boeking of klantgegeven verwijdert binnen Booqify, wordt deze verwijderd uit de actieve omgeving.

Dit betekent dat de verwijderde afspraak, boeking of het verwijderde klantgegeven niet langer regulier zichtbaar of terughaalbaar is voor de salon, medewerkers of eindklant via het dashboard.

Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk aanwezig blijven in technische back-ups, beveiligingslogs of herstelomgevingen. Deze gegevens worden niet gebruikt voor reguliere dienstverlening en worden niet actief getoond in het dashboard.

Booqify kan bepaalde gegevens langer bewaren wanneer dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, beveiliging, fraudepreventie, technische continuïteit, juridische claims of geschillenafhandeling.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en ongeoorloofde verstrekking. Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:

• toegangsbeveiliging;
• rol- en rechtenbeheer;
• beveiligde verbindingen;
• technische back-ups;
• logging van relevante systeemactiviteiten;
• beperking van toegang tot persoonsgegevens;
• geheimhoudingsafspraken;
• beveiliging van hostingomgeving en servers;
• monitoring van misbruik, fouten en storingen;
• periodieke technische updates.

Hoewel wij ons inspannen om persoonsgegevens goed te beveiligen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

Booqify kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken op haar website en platform. Wij kunnen gebruikmaken van:

• Functionele cookies — deze zijn nodig om de website of het platform goed te laten werken.
• Analytische cookies — deze helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en diensten.
• Marketing- of trackingcookies — deze kunnen worden gebruikt voor advertenties, remarketing of het meten van campagnes.

Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via een cookiebanner of vergelijkbare oplossing. Gebruikers kunnen cookie-instellingen aanpassen via de cookiebanner of browserinstellingen.

Meer informatie over de cookies die wij gebruiken staat in ons cookiebeleid.

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunnen zij gebruikmaken van:

• recht op inzage;
• recht op correctie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht van bezwaar;
• recht om toestemming in te trekken;
• recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@booqify.nl.

Wanneer het verzoek betrekking heeft op gegevens die Booqify namens een salon verwerkt, kan Booqify de betrokkene doorverwijzen naar de betreffende salon. De salon is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Als een eindklant via Booqify een afspraak maakt bij een salon, is de salon meestal verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens.

Een eindklant die inzage, correctie of verwijdering wil van gegevens die door een salon zijn vastgelegd, moet in eerste instantie contact opnemen met de betreffende salon.

Booqify ondersteunt salons waar redelijk en technisch mogelijk bij het behandelen van dergelijke verzoeken.

Als iemand vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Booqify, kan contact worden opgenomen via info@booqify.nl. Wij proberen klachten zo zorgvuldig mogelijk te behandelen.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Booqify richt zich niet specifiek op minderjarigen.

Indien een salon persoonsgegevens van minderjarigen verwerkt via Booqify, is de salon verantwoordelijk voor een geldige grondslag en voor het correct informeren van ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordigers wanneer dat wettelijk vereist is.

Onze website of het platform kan links bevatten naar websites of diensten van derden.

Booqify is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of privacypraktijken van externe websites of diensten. Wij adviseren om de privacyverklaring van deze partijen te lezen.

Booqify mag deze privacyverklaring wijzigen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in onze dienstverlening, wetgeving, technologie of bedrijfsvoering.

De meest actuele versie staat op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij gebruikers informeren via e-mail, het dashboard, de website of een andere redelijke manier.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met:

Bedrijfsnaam

Booqify VOF

E-mail

info@booqify.nl

Telefoon

+316 83 49 84 93

Adres

Kardinaalsmuts 79, 5432 AB Cuijk

Privacycontact

info@booqify.nl